Communicatie naar bedrijven en handelaars
Aangezien bereikbaarheid voor bedrijven en handelaars cruciaal is, betrekken we hen graag bij de plannen en informeren we hen over nieuwe verkeerssituaties.
Een aanpak op vier sporen
Om bedrijven en handelaars zo goed mogelijk te informeren, hanteerden we een aanpak op vier verschillende sporen:
een klankbordgroep samenstellen
persoonlijke gesprekken
infomails speciaal voor bedrijven en handelaars
informatie via partners
De organisatie van een klankbordgroep
De klankbordgroep stelden we samen uit verschillende toonaangevende bedrijven in de Gentse kanaalzone. We hebben de klankbordgroep destijds in het leven geroepen om bedrijven te informeren over de stand van zaken van het project R4WO, om dialoog te creëren, ideeën proactief te toetsen en opmerkingen en feedback te verzamelen vanuit hun branche. Zij fungeren als klankbord van alle bedrijven voor De Werkvennootschap en communiceren verder naar klanten, leveranciers, medewerkers en zelfs andere bedrijven.
In 2021 konden de vergaderingen door de coronapandemie enkel digitaal plaatsvinden. Daardoor kregen die meetings eerder een informerend dan een participatief karakter. Zodra er nieuwe en nuttige informatie beschikbaar was, gaven we een online toelichting aan de hand van een powerpointpresentatie. In 2022 hopen we de vergadering opnieuw vaker fysiek te organiseren.
Persoonlijke gesprekken
We hebben heel wat persoonlijke gesprekken gevoerd met bedrijven en handelaars om alle vragen te beantwoorden en toelichtingen te geven. Dit gebeurde tijdens fysieke of digitale vergaderingen, telefonische contacten of per e-mail. Zowel proactief als op vraag.
Infomails speciaal voor bedrijven en handelaars
De werken in uitvoering brengen altijd wat hinder met zich mee. We wilden de bedrijven en handelaars proactief inlichten over afsluitingen, omleidingen, milderende maatregelen of fasewissels. Daarvoor verzamelden we e-mailadressen in samenwerking met North Sea Port en stad Gent. Via die informatieve e-mails stuurden we digitale informatiepakketten op, zodat bedrijven en handelaars alle informatie konden overbrengen aan klanten, leveranciers en interne medewerkers. Het informatiepakket bestond uit:
een R4-gids (indien beschikbaar)
een bereikbaarheidsfolder met een plannetje en uitleg over de omleidingen
een lijst met veelgestelde vragen
een powerpointslide om in eigen presentaties te kunnen integreren
een bericht om op hun website te plaatsen
een bericht voor hun interne kanalen
Informatie via partners
Op onze partners konden we ook steeds rekenen om alle informatie over de werken zo ruim mogelijk te verspreiden. Zo werkten we samen met bedrijvenpark De Nest in Evergem, North Sea Port, Voka, Unizo, de lokale overheden, de wijkregisseurs, … Zij publiceerden bij nieuwigheden een artikel op hun website of stuurden een nieuwsbrief uit naar hun leden.