Stakeholdermanagement: gesprekken met de omgeving

In 2021 ging De Werkvennootschap in gesprek met de omgeving om draagvlak te creëren voor het project R4WO. Twee stakeholdermanagers, de ene met een technische specialisatie en de andere met een communicatieachtergrond, namen hierin het voortouw. Dit resulteerde enerzijds in aangename en begripvolle dialogen, anderzijds in soms pittige en moeilijke gesprekken. Een uitdaging!

Draagvlak creëren als doel

2021 was een belangrijk jaar voor het project R4WO. Niet alleen gingen de vier quickwinknooppunten van start, ook de omgevingsvergunningen voor de andere knooppunten werden aangevraagd. Voor de aanvraag van die vergunningen organiseerden we verschillende openbare onderzoeken per zone: in Wondelgem, Evergem, Sint-Kruis-Winkel en Zelzate/Wachtebeke. Tijdens een openbaar onderzoek willen we het brede publiek inlichten over de plannen. Het geeft bovendien de mogelijkheid om vragen te stellen, opmerkingen te geven of – in het slechtste geval – bezwaar in te dienen.

Zulke grootse plannen kunnen vragen en weerstand oproepen. Het is dus nodig voor de omgeving om voor en na het openbaar onderzoek een aanspreekpunt te hebben bij vragen en hierop te anticiperen. We willen stakeholders proactief en positief benaderen om draagvlak te creëren voor de plannen. Aan de hand van gesprekken, ter plaatse of digitaal, zetten we in op:

Informatie geven op een persoonlijke manier
Eventuele problemen vroegtijdig detecteren en terugkoppelen naar
De Werkvennootschap
De stakeholder het gevoel geven dichtbij te zijn en altijd een aanspreekpunt
te hebben

Een aanpak op verschillende sporen

Onze doelgroepen willen we graag persoonlijk benaderen.
De belangrijkste waren:

scholen
bedrijven
bewoners
het brede publiek
belangengroepen/actiegroepen
bestuurlijke actoren
nutsmaatschappijen

Om al deze doelgroepen te woord te staan op een persoonlijke manier, zijn we op verschillende manieren te werk gegaan. Zo hebben we persoonlijke gesprekken gevoerd (digitaal of ter plaatse), vergaderingen en klankbordgroepen georganiseerd, mails gestuurd en veel telefonische contacten gehad. Verder zorgden we met gerichte communicatie naar het brede publiek voor updates over de stand van zaken van het project, onder andere via nieuwsbrieven, info op de website, sociale media, enzovoort.

Hoewel stakeholdermanagement moeilijk meetbaar is, kregen we veel positieve reacties over de heldere, duidelijke en proactieve communicatie.

Uitdagingen in stakeholdermanagement

Naast de goede werking en positieve reacties, kregen we ook te kampen met heel wat uitdagingen.

Er bestaan veel verschillende soorten stakeholders: burgers, industriële bedrijven, KMO’s, belangengroepen en actiecomités, klankbordgroepen, bestuurlijke actoren,… Het is en was niet altijd even eenvoudig om ze allemaal op één lijn te krijgen.

De bewoners en het bestuur van de gemeente Zelzate zijn kritisch over de nieuwe plannen in hun gemeente. Actiecomités werden opgericht, wat resulteerde in heel wat tegenwind en moeilijke gesprekken met bewoners en het gemeentebestuur. Door de voorgeschiedenis van Zelzate, met tal van verschillende projecten en uitvoeringen, en een ander politiek bestuur, liep de acceptatie moeizaam. Bovendien waren de nieuwe knooppunten niet eenvoudig in beeld te brengen door hun ingewikkelde structuur. Hoewel er verschillende gesprekken plaatsvonden met bewoners, actiegroepen, overheden en organisaties, werden er meer dan 2.000 bezwaarschriften ingediend tijdens het openbaar onderzoek.

De planning van de aannemer was nog niet gekend. Dat maakte het moeilijk om te communiceren over de toekomst en de milderende maatregelen die een positief effect hebben op het resultaat.
Door de coronapandemie konden er maar weinig gesprekken ter plaatse doorgaan. Het merendeel gebeurde digitaal. De voeling is daarbij anders: we misten de lossere gesprekken voor en na de presentatie om de burgers beter te leren kennen en vertrouwen te geven.